2. ORGANIZAÇÃO DA SUA VIDA, DO SEU COMPUTADOR E DOS SEUS PAPÉIS
Pare de ler este texto por um minuto e olhe para o fundo do seu ambiente de trabalho. Quantas pastas, imagens ou textos você tem no seu ambiente de trabalho? Cinco, dez ou vinte? Ou mais? Se estiver lendo pelo iPad, veja quantos aplicativos você tem instalados e que não estão nas pastas? O fundo do seu computador ou do seu tablet é um bom resumo de como está a sua organização e a sua vida pessoal. Deve colocar apenas duas ou três pastas (máximo) que serão as principais e, que são depois divididas em sub-pastas, consoante os seus projectos. Desta forma é possível encontrar tudo de uma forma rápida e organizada.
O primeiro passo para conseguir manter essa mesma organização é criar um mapa mental de forma a saber para onde vão todos os papéis, documentos e fotografias que você receber. Você precisará de saber:
- Onde vão ficar todos os blocos de notas que você usar (aconselho a utilização do Evernote)
- Para onde seguem todos os papéis que estão no seu dia-a-dia (poderá fazê-lo também através do Evernote)
- Os e-mails que você recebe e que não vão ser resolvidos naquele momento para onde vão?
- As suas imagens e do seu trabalho, em que pasta elas devem ficar?
- Todos os ebooks ou PDF’s que você gostou de ler qual o caminho que eles seguem?
- As pastas físicas e digitais seguem o mesmo padrão? Para onde estão indo todos esses papéis?
Um dos segredos para conseguir encaminhar todos estes processos de uma forma organizada é começar pequeno. Na primeira semana, comece por organizar toda a sua vida digital. Coloque isso como uma tarefa na sua To-Do List ou outro aplicativo para gestão de tempo e nessa semana invista 30 minutos para organizar tudo e encontrar um método. Na semana seguinte, organize outro pormenor da sua vida (papéis físicos, por exemplo). Outro dos pontos que eu gosto de referir é que você não deve ter pena do papel. Tudo o que efectivamente não for útil, envie para o lixo!
Por último, mas não menos importante, é que esses documentos precisam de ser encontráveis! O que quero dizer com isto é que, quando você precisar desses mesmos documentos, é necessário que você consiga encontrá-los rapidamente. Você pode fazer isso dividindo isso por tags, palavras-chave, etc. E aí, mais uma vez, o Evernote e o Shoeboxed são úteis.
3. FAÇA UMA ANÁLISE DE SI MESMO
Um dos primeiros passos para realmente alterar (e melhorar) a sua produtividade é fazer uma análise a si mesmo. Onde você está perdendo mais tempo? O que está fazendo com que você perca minutos preciosos do seu dia-a-dia? Existem vários factores que podem estar influenciando isso: e-mail, redes sociais, celulares, outras pessoas, etc. Essencialmente é encontrar aquilo que faz com que você fuja de uma tarefa para a outra.
O importante é fazer uma análise de si mesmo e perceber onde está efectivamente perdendo tempo. Para ajudá-lo vou dar dois conselhos. O primeiro de todos é que instale o Rescue Time no seu computador. O segundo conselho é que encontre um ritual de concentração. Isso pode ser a utilização de uma simples garrafa de água, uma chiclete, uma música para relaxamento, o que for! Encontre algo que o ajude a manter o foco e faça disso um hábito.
4. O QUE NÃO VAI DE ENCONTRO AOS seus OBJECTIVOS ROUBA TEMPO
Já abordamos a definição de objectivos e em todos estes artigos falamos na questão do foco. Para se conseguirem atingir as metas é necessário foco e deixar de lado aquilo que realmente não traz crescimento e não contribui para essas metas. Se você quiser realmente ter mais tempo na sua vida, é necessário saber quais são as tarefas que não vão de encontro às suas metas. No ponto anterior falamos de tarefas que não são úteis e que roubam tempo. Nesta, falamos sobre tarefas que até podem parecer úteis mas que não vão de encontro àquelas metas definidas no início do ano.
Para que entenda melhor vou dar um exemplo. Imagine que você está trabalhando num projecto social e que esse projecto está roubando muitas horas da sua semana. Esse mesmo projecto pode ser considerado útil, pois você está fazendo um bem para a sociedade, mas pode ir contra as suas metas definidas no início do ano. Perder tempo com esse projecto não é efectivamente ruim, mas está roubando o seu tempo. Por vezes existem tarefas que parecem úteis, mas que obrigam-nos perder minutos preciosos do nosso dia-a-dia. O meu conselho é que faça uma análise e perceba se, efectivamente, esse projecto não está retirando o foco daquilo que é realmente importante para a sua carreira profissional.
5. SER MULTI-TAREFAS. ATÉ QUANDO?
Se você está lendo este texto é porque, possivelmente, pretende melhorar a sua produtividade e aumentar a sua qualidade de vida não é verdade? Então faça um favor: pare de ser multi-tarefas. Existem imensos estudos comprovando os benefícios de fazer uma tarefa de cada vez, dividindo essas mesmas tarefas em blocos de tempo. Recentemente li um estudo realizado pela Universidade de Utah, nos Estados Unidos, que indicava que grande parte das pessoas que são multi-tarefas não o fazem para ganhar tempo, mas sim porque têm falta de foco! E desta forma compensam essa falta de concentração com várias tarefas ao mesmo, criando a sensação de que estão mais ocupados e trabalhando mais. Nada mais errado. O mesmo estudo comprovou que aqueles que focam em apenas uma tarefa de cada vez têm uma produtividade melhor quando, ocasionalmente, são obrigados a realizarem multi-tarefas. Resumindo: quem naturalmente faz multi-tarefas pensando que está trabalhando mais está apenas perdendo tempo e capacidade de produção no seu dia-a-dia.
6. QUAL O SEU PERÍODO MAIS PRODUTIVO?
Você até pode ser a pessoa mais bem intencionada do momento, mas se tentar fazer a tarefa certa no momento errado o mais provável é que se sinta frustrado e pouco produtivo. Um dos segredos para ganhar mais tempo na sua vida é através do conhecimento intrínseco, como já referimos em pontos anteriores. E esse conhecimento só poderá ser adquirido se você aprender qual o período do seu dia em que você é mais produtivo.
Pode fazer isso de uma forma muito simples: analisando. Utilize aplicativos ou simplesmente faça testes. Numa semana faça um género de trabalho pela manhã e outro pela tarde. Na semana seguinte troque e analise em qual das semanas você produziu mais. Depois de descobertos os picos de produtividade chegou a hora de deixar as tarefas mais complexas para os momentos em que você é mais produtivo.
7. VEJA O E-MAIL COMO UMA TAREFA
O e-mail é, e sempre foi, uma tarefa do dia-a-dia. O problema é que grande parte das pessoas não entende isso. Como o email está associado a trabalho, por norma gostam de ficar verificando o email o tempo todo. E aí estão criando multi-tarefas sem darem conta disso. A melhor comparação que podemos fazer actualmente é com o Facebook. Quando você começa a perder muito tempo com o Facebook, o que você faz? Fecha o site e continua o seu trabalho. Porém, o mesmo não acontece com o email. A explicação para isso é muito simples: o e-mail é visto como uma ferramenta de trabalho e por isso acaba sempre sendo uma prioridade.
O truque para resolver essa questão é ver o email como uma tarefa, colocando um momento do dia para verificar o email. Aqui vai um exemplo correto de verificação do email:
- Início do dia (faça isso apenas se o e-mail poder condicionar o seu dia de trabalho. Caso isso não aconteça, não abra o e-mail pela manhã)
- Antes da hora de almoço (como você está com fome, o mais normal é que não invista muito tempo com o e-mail. Se não fizer neste momento faça depois do almoço)
- Final do dia de trabalho (neste momento você está mais cansado e por isso não perderá muito tempo com o e-mail)
Nessa altura, trate de todos os seus e-mails de uma forma definitiva. Ou seja, tudo o que for para responder faça nessa hora e tudo aquilo que for para guardar guarde.
8. PRATIQUE O “NÃO”
Um dos problemas das pessoas menos produtivas é o fato de dizerem “sim” a quase tudo. O amigo convida para jogar futebol, elas dizem que sim. A namorada convida para ver aquela série ao final do dia, a resposta é sempre sim. E por aí vai. Um dos truques para ter respostas negativas mais firmes e sinceras é mudando a sua forma de responder.
O “Journal of Consumer Research” levou 150 mulheres até um seminário onde os palestrantes falaram sobre os alimentos que devem ser evitados para se manter uma vida saudável. Depois de assistirem a esse seminário, as 150 mulheres foram dividas em dois grupos. Metade teria de responder “não posso” quando pensasse em adquirir algum alimento fora do aconselhado no seminário enquanto que a outra metade teria de responder “não vou”. Os dois grupos receberam e mails diários durante 10 dias nos quais era perguntado como estavam a decorrer os ensinamentos que tinham sido adquiridos no seminário. Os resultados no final foram bastante diferentes. Enquanto que no grupo que respondeu “não posso” a todos os alimentos proibidos, 1 em cada 10 conseguiu manter o que foi ensinado no seminário, no que grupo que respondia “não vou”, o resultado foi de 8 em 10. Ou seja, oito em cada dez mulheres não comeram os alimentos “proibidos” durante dez dias.
Viu como a simples forma de responder pode mudar a realização dos seus objectivos? Antes de pensar em dizer “não” pense na forma como vai dizer esse “não”.
9. PRIORIZE AS SUAS TAREFAS
Este é talvez um dos pontos mais importantes da nossa lista. Vivemos num mundo em que tudo acontece muito rápido e em que o foco está apenas no urgente e não no mais importante. Como definir que uma tarefa é mais importante do que outra é uma das maiores dificuldades dos profissionais do século XXI. Vou partilhar consigo alguns dos segredos para aprender a priorizar as suas tarefas:
- Tenha um local onde possa organizar o seu dia, quer seja uma agenda ou um aplicativo como o Evernote
- Organize a sua agenda de forma semanal
- Não deixe nada pendente. Dê sempre uma ordem para esse trabalho
- Faça primeiro aquelas tarefas que possam ser feitas entre dois a cinco minutos
- Primeiro o urgente depois o mais importante
10. PRATIQUE OS NOVE PONTOS ANTERIORES
Para ganhar mais tempo na sua vida você não precisa de conseguir fazer tudo à primeira tentativa. A questão do email, por exemplo, foi algo que batalhei durante meses até conseguir encontrar uma técnica que me ajudasse a ser mais produtivo. Possivelmente muitos dos pontos anteriores que são abordados neste artigo você até já experimentou, mas por algum motivo não conseguiu realizá-los e acabou por desistir. Não desista! Melhorar a produtividade é algo que demora. É uma melhoria de si mesmo que deve ser praticada, até conseguir atingir a excelência pessoal.
